Gamintojai skęsta popierizme. Technologijos yra gelbėjimosi valtis.

Šiuolaikinė gamybos aplinka yra griežtai reglamentuota, o gaminių atsakomybės įstatymai reikalauja, kad gamintojai tam tikrus dokumentus saugotų 30 metų!

Tai ilgas laiko tarpas norint išlaikyti kalną popierių, o tai sukelia daug įvairių problemų, pavyzdžiui, visų tų dokumentų saugojimo ir saugumo.

Tačiau visame tame dokumente esantys duomenys yra labai svarbūs organizacijos sėkmei. Svarbūs dokumentai, užtikrinantys gaminių tinkamumą rinkai. Jei nesilaikoma geros gamybos praktikos (GMP), Tarptautinės standartizacijos organizacijos (ISO) ar vietinių teisės aktų, gamintojo produktai gali tapti netinkami parduoti, o tai gali turėti neigiamų pasekmių verslui.

Daugelis gamintojų dokumentų taip pat suteikia didelės vertės klientams ir tiekėjams, taip pat pagerina vidaus veiklą visoje organizacijoje. Nekyla abejonių, kad svarbu saugoti dokumentus, tačiau kyla klausimas „ar yra geresnis būdas? Tyrimai parodė, kad pašalinus popierių iš procesų efektyvumas gali padidėti iki 300 % (AIIM vasario 7 2024).

Taigi, kaip gamintojai gali naudoti technologijas, kad galėtų efektyviai surinkti, dalytis ir platinti duomenis bei dokumentus sudėtingose ​​tiekimo grandinėse? Atsižvelgdami į tai, daugelis gamintojų dabar savo įmonės išteklių planavimo (ERP) ir medžiagų poreikių planavimo (MRP) sistemas papildo dokumentų valdymo sistemomis (DMS), kurios yra bene geriausias būdas pasinaudoti technologijomis, siekiant racionalizuoti procesus ir padidinti efektyvumą. .

DMS yra galingas įrankis, galintis išgauti, manipuliuoti, saugoti ir nukreipti duomenis ir dokumentus, kada, kur ir kaip jų reikia. Trumpam pagalvokite, kiek dokumentacijos sugeneravo gamybinė organizacija ir kaip būtų lengva ir naudinga, jei didžioji dalis jos būtų tvarkoma automatiškai. Be reguliavimo reikalavimų, taikomų operacijoms, sumažinimo, didžiausias jos pranašumas yra tai, kad paprastai net 85 % sumažinamos atitikties išimtys (Aberdeen Group, 2025 m. spalio mėn.).

Jei ketinate naudoti DMS, pirmiausia sutelkite dėmesį į tai, kokią reguliavimo informaciją turite surinkti ir generuoti. Automatiškai ištraukdami duomenis iš laisvos formos popierinių ir elektroninių dokumentų, gamintojai gali paversti jų turinį duomenimis, kurių galima ieškoti ir apdoroti. Informacija, kuri yra sugeneruota iš kitų sistemų ar atskirų mašinų, taip pat gali būti išgaunama ir išversta į atitinkamą formatą bei saugoma.

DMS taip pat gali pagerinti ERP ir MRP galimybes, kai reikia laikytis reglamentavimo įsipareigojimų, saugoti ir gauti informaciją bei transformuoti ar formatuoti duomenis. Įmonės dabar gali pateikti duomenų failus su informacija, specialiai suformatuota pagal gavėjo poreikius ir paskirstyta su HTML nuorodomis į jų dokumentų saugyklas. DMS vertė žymiai išauga, kai verslas bręsta, o dokumentų ir informacijos infrastruktūra plečiama ir integruojama.

Sujunkite šį automatizavimą su geriausia darbo praktika ir poreikiu padidinti „back office“ efektyvumą, ir yra daug privalumų.